Theo sự phát triển của thời đại, việc quản lý nhân sự đang dần được số hóa thông qua phần mềm thay vì sổ sách hay các ghi chú đơn thuần. Ngoài ra, việc quản lý cũng phải đi đôi với đào tạo nhân sự để có một thế hệ “ngày mai tốt hơn hôm nay”.
Quản lý, đào tạo nhân sự qua phần mềm là xu hướng thời 4.0,
Tại Nhật Bản, nguồn nhân sự là thông tin bắt buộc phải công khai để các nhà đầu tư quan sát. Những nội dung đó không chỉ có tổng số nhân sự, tỉ lệ nhân sự nam/nữ,… mà người ta còn quan tâm chương trình đào tao, cơ chế đào tạo, đánh giá nhân sự, sự hài lòng của người lao động trong công ty. Các công ty có các thông tin nhân sự càng minh bạch thì càng đạt quy chuẩn cao hơn.
Chỉ tính riêng Nhật Bản, thị trường đánh giá nhân sự ước tính trị giá khoảng 6 triệu Yên, còn nền tảng thông tin dữ liệu nhân sự vào khoảng 8.000 tỷ Yên. Cydas là công ty đứng thứ 3 trong khoảng 200 công ty liên quan tới lĩnh vực này tại Nhật. Đặc biệt khi xét ở phân khúc các công ty trên 5.000 nhân sự thì Cydas đứng thứ nhất.
Theo chia sẻ của ông Shin Matsuda - Tổng Giám đốc Cydas, dữ liệu nhân sự là tất cả dữ liệu của nhân viên từ lúc người đó mới vào công ty cho tới khi nghỉ việc. Lượng dữ liệu này nếu được quản lý tập trung, khoa học thông qua phần mềm sẽ giúp nâng cao năng lực cho nhân viên và là động lực thúc đẩy sự phát triển của cả công ty.
Chẳng hạn tại một công ty có khoảng 10.000 nhân viên, số lượng hỏi đáp với nhân sự trung bình vào khoảng 500 trong một tháng. Ở thời đại của ChatGPT như đang áp dụng trong Cydas, có một phần các câu hỏi sẽ do ChatGPT trả lời. Thông qua nội dung hỏi - đáp, trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích tự động để biết nhân viên thôi việc, nhảy việc do đâu.
Một số chức năng trên phần mềm Cydas.
Cụ thể, ông Vũ Văn Tú - CEO Mor Software (đơn vị phát triển Cydas) cho biết, ChatGPT trong Cydas đang được dùng để nhân viên truy vấn thông tin nội bộ như lương, thưởng, ngày nghỉ… Lượng câu hỏi về các điều khoản nội bộ là cố định chứ không phải vô chừng như nguồn tài nguyên trên Internet, nên ông khẳng định ChatGPT này đảm bảo độ chính xác.
Nói thêm về thị trường Nhật Bản, ông Shin Matsuda nhớ lại: Năm 2011, các báo cáo tiết lộ nhân viên cảm thấy rất thiếu sự hài lòng trong công việc. Nhưng dần không chỉ Nhật Bản mà cả Mỹ, châu Âu, Hàn Quốc, … đều đã hướng tới việc làm sao để thấu hiểu nhân sự, phát triển con người. Dần dần, họ thấy việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự là điều hiển nhiên phải có.
Còn theo ông Vũ Văn Tú, trước kia, khi sử dụng toàn bộ bằng Excel, doanh nghiệp phải triệu tập các cuộc họp rất khó khăn. Mặc dù có những tiêu chí nhưng sau 6 tháng mới đánh giá một lần thì khả năng cao còn cảm tính. Với phần mềm, mọi đánh giá đều được lưu vết nên đánh giá cuối kỳ rất minh bạch, thuyết phục hơn.
Chính vì sự minh bạch này mà ông Shin Matsuda cho rằng, doanh nghiệp phải “chấp nhận đau thương để tiến lên phía trước”. Ông kể: “Có lần tôi đọc báo cáo, có những thông tin không muốn nhìn chút nào, bởi nhân viên thể hiện rõ sự bất mãn, không hài lòng. Nhưng nhờ đó mà chúng tôi có những thay đổi để chất lượng nhân sự được nâng cao hơn”.
“Nhìn thông tin dữ liệu tổng hợp, chúng tôi thấy rằng, khi sự bất mãn lên cao thì hiệu quả công việc sẽ không tốt; còn khi nhân viên tự hào về công việc, công ty của mình thì chất lượng công việc nâng cao hơn”, ông Shin Matsuda nói thêm.
Về vấn đề bảo mật dữ liệu, Tổng Giám đốc Cydas khẳng định: “Tất cả các thông tin của chúng tôi đều được mã hóa nên nếu có tuồn ra ngoài sẽ như rác mà thôi. Chúng tôi cũng đã mua các phần mềm bảo mật uy tín trên thị trường Nhật Bản để ứng dụng trong sản phẩm. Còn tại từng nước có quy chuẩn bảo mật khác nhau, chúng tôi vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định đó”.